Aviso de privacidad para candidatos, empleados y exempleados

1. Responsable de Privacidad

El área responsable de dar trámite a las solicitudes de las personas titulares y de fomentar la protección de los datos personales dentro de GMFYB es el Área de Administración y Finanzas. Cualquier duda, solicitud o ejercicio de derechos relacionado con este Aviso deberá dirigirse al correo electrónico talento@londoncg.mx.

2. Datos personales que se recaban

Los datos personales que pudieran recabarse durante su proceso de reclutamiento y selección (por ejemplo, a través de la sección Carrera del sitio web, del formulario de contacto o por correo electrónico), o durante la relación laboral que le una con GMFYB, pertenecen a las siguientes categorías:

• Datos de identificación: nombre completo; género; fecha de nacimiento; estado civil; país de origen, ciudadanía y nacionalidad; visas de trabajo y/o permisos para trabajar en México o en el extranjero; RFC; CURP; identificaciones; número de afiliación al IMSS; fotografía; firma.
• Datos de contacto: domicilio; teléfonos; correo electrónico; dirección IP.
• Datos laborales y académicos: currículum vitae; ocupación; referencias laborales y personales; información de empleos anteriores; documentos que acrediten preparación académica; resultados de estudios de verificación de la información proporcionada; desempeño laboral; registros disciplinarios.
• Datos de terceros: datos de dependientes económicos y beneficiarios (nombre, fecha de nacimiento, parentesco, datos de contacto) y de personas designadas para caso de emergencia. Al proporcionarlos, usted se compromete a informar a dichas personas sobre su entrega a GMFYB y sobre el presente Aviso.
• Datos fiscales y de seguridad social: declaraciones y retenciones de impuestos, aportaciones, cuotas obrero-patronales, datos de créditos INFONAVIT/FONACOT, en su caso.
• Datos financieros o patrimoniales: salarios, prestaciones, percepciones, deducciones, CFDI, aportaciones a fondo de ahorro, cuentas bancarias, antecedentes crediticios cuando el puesto lo justifique y, en caso de terminación laboral, datos relativos al pago de finiquito o liquidación.
• Imagen y videovigilancia: en su caso, imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia del inmueble en el que se ubican las oficinas de GMFYB, que GMFYB llegue a solicitar a la administración del inmueble.
• Grabaciones de videollamadas: en su caso, imagen, voz y transcripción de las videollamadas realizadas durante el proceso de selección o la relación laboral (por ejemplo, entrevistas o sesiones de inducción y capacitación), cuando se le haya informado previamente que la sesión será grabada.
• Datos obtenidos de forma indirecta: información de su perfil profesional disponible en redes profesionales o sociales (por ejemplo, LinkedIn), así como la que GMFYB reciba de agencias de reclutamiento externas o de proveedores de verificación de antecedentes (background check), cuando el proceso de selección lo requiera. Cuando GMFYB obtenga sus datos de esta forma, le pondrá a disposición el presente Aviso en el primer contacto que tenga con usted.

Datos sensibles

En algunos casos, y siempre que resulte necesario y aplicable al puesto o proceso específico, GMFYB podrá recabar los siguientes datos personales sensibles:

• Resultados de evaluaciones y exámenes psicométricos.
• Información sobre su estado de salud y resultados de exámenes médicos, en la medida en que resulten necesarios para determinar su aptitud para el puesto o para el cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Antecedentes penales, cuando el puesto lo justifique.
• En su caso, y únicamente si el puesto específico lo requiere, resultados de exámenes toxicológicos o antidoping.
• En su caso, información sobre pertenencia o afiliación sindical, o si es usted fumador.

GMFYB recabará su consentimiento expreso y por escrito para el tratamiento de estos datos personales sensibles, mediante firma autógrafa o electrónica en el formato que se le presente para tal efecto, previo a su tratamiento. Los datos sensibles se tratarán exclusivamente para las finalidades de este Aviso que resulten aplicables al puesto o proceso específico.

Los datos financieros o patrimoniales señalados en esta Sección se tratan por ser necesarios para las gestiones previas a su contratación y para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral (por ejemplo, el pago de nómina y prestaciones), supuesto en el que la Ley no exige el consentimiento expreso del titular.

GMFYB no recaba actualmente datos biométricos (por ejemplo, huellas dactilares) ni utiliza las grabaciones de videollamadas para analizar rasgos faciales, de voz o de comportamiento.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades necesarias (inherentes al proceso de reclutamiento o a la relación laboral)

(i) Realización de procedimientos de selección de personal, evaluación de experiencia, conocimientos, aptitudes y habilidades para el puesto, incluyendo, en su caso, la grabación y transcripción de entrevistas para su revisión por el personal de GMFYB que participa en el proceso; (ii) administración de la relación laboral en caso de contratación (nómina, prestaciones, seguridad social, retenciones fiscales); (iii) cumplimiento de obligaciones legales derivadas de la relación de trabajo; (iv) evaluaciones de desempeño y registros disciplinarios; (v) elaboración de reportes internos relacionados con el personal; (vi) administración de tiempo, asistencia y directorio interno, así como administración de listados internos y envío de comunicaciones operativas relacionadas con la relación laboral (por ejemplo, avisos de nómina, políticas internas y comunicados institucionales); (vii) contratación de seguros de gastos médicos, vida u otros, en caso de aplicar; (viii) atención de procesos de investigación internos o externos, así como de incidentes o asuntos relacionados con el acceso, la permanencia o el uso de las instalaciones, cuando resulten necesarios; (ix) cumplimiento de requerimientos de autoridad y defensa de los intereses de GMFYB en cualquier procedimiento administrativo o judicial, en México o en el extranjero; (x) en su caso, trámite de la terminación de la relación laboral, incluyendo pago de finiquito o liquidación; (xi) contacto con las personas designadas por usted para casos de emergencia; (xii) reservación y administración de viajes de trabajo, nacionales o internacionales, a través de agencias de viajes u otros prestadores de servicios turísticos; (xiii) realización de auditorías relacionadas con procesos de fusión, adquisición o reestructuración corporativa; (xiv) presentación de su perfil profesional a clientes de GMFYB cuando participe en proyectos de consultoría; (xv) elaboración de material fotográfico o audiovisual para fines de comunicación interna; y (xvi) grabación de sesiones de inducción y capacitación, para su consulta posterior por el personal de GMFYB.

Estas finalidades son necesarias para el proceso de reclutamiento o para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de la relación laboral con GMFYB.

Finalidades secundarias (requieren su consentimiento y son independientes de las anteriores)

(i) Envío de comunicaciones de carácter promocional o no relacionadas con la operación de la relación laboral; (ii) conformar y mantener una base de datos para futuras oportunidades de empleo; (iii) proporcionar referencias laborales suyas a prospectos empleadores o agencias de reclutamiento externas; y (iv) uso de su imagen en material fotográfico o audiovisual de difusión de la marca (por ejemplo, sitio web, redes sociales o materiales comerciales).

Respecto de la finalidad secundaria (ii), al postularse a través del sitio web se le pondrá a disposición un aviso de privacidad simplificado; si usted no manifiesta su negativa, se entenderá que otorga su consentimiento para que su currículum se considere en futuras oportunidades de empleo. Para las finalidades secundarias (i), (iii) y (iv), GMFYB recabará su consentimiento en el formato correspondiente del proceso de reclutamiento o de la relación laboral. Usted puede negarse a estas finalidades, o retirar posteriormente su consentimiento, sin que ello afecte su proceso de reclutamiento o su relación laboral, a través de los mecanismos descritos en las Secciones 4 y 11.

En la gestión de los procesos de selección, GMFYB puede apoyarse en herramientas tecnológicas para organizar, analizar y documentar la información de su postulación y de sus entrevistas. Las decisiones sobre su proceso de selección se toman siempre con la intervención y valoración de personal de GMFYB.

4. Opciones para limitar el uso o divulgación de sus datos

Además de los derechos descritos en las Secciones 10 y 11, usted puede limitar el uso o divulgación de sus datos personales (por ejemplo, para dejar de recibir comunicaciones promocionales o no relacionadas con la operación de la relación laboral, o para que no se le considere en futuras oportunidades de empleo) enviando su solicitud a talento@londoncg.mx, indicando su nombre completo y el uso o divulgación que desea limitar. Su solicitud quedará inscrita en la Lista de Exclusión de GMFYB, a fin de que sus datos no sean tratados para dichos fines, y GMFYB le confirmará la inscripción por el mismo medio.

5. Transferencias y remisiones de datos personales

Transferencias

GMFYB podrá transferir sus datos personales a los siguientes terceros, en los supuestos en que la Ley lo permite sin requerir su consentimiento, salvo que se indique lo contrario:

• Clientes de GMFYB, cuando sea necesario para la prestación de los servicios de consultoría contratados (por ejemplo, para presentar el perfil profesional de quien participará en un proyecto). Estas transferencias se realizan al amparo de los contratos de prestación de servicios que GMFYB celebra con sus clientes, los cuales incluyen cláusulas de protección y confidencialidad de datos personales.
• Autoridades competentes, cuando exista un requerimiento legal o una obligación derivada de la Ley o de otras disposiciones aplicables.
• Compañías aseguradoras, para la contratación de seguros de gastos médicos, de vida u otros, cuando aplique.
• Agencias de viajes y prestadores de servicios turísticos, para la reservación y administración de viajes de trabajo.
• Auditores externos, para la realización de auditorías contables, fiscales o de cumplimiento.
• Prospectos empleadores o agencias de reclutamiento externas, para proporcionar referencias laborales suyas, únicamente si usted otorgó su consentimiento para la finalidad secundaria correspondiente.

Asimismo, GMFYB podrá transferir sus datos personales a otras empresas que operen bajo la marca London Consulting Group en otros países, únicamente con su consentimiento expreso previo, recabado para cada caso específico.

En caso de una eventual reestructuración corporativa, incluyendo fusión, consolidación, venta o transferencia total o parcial del negocio o activos de GMFYB, sus datos personales podrán transferirse como parte de dicha operación, para los mismos fines aquí descritos.

Cuando GMFYB transfiera sus datos personales a los terceros aquí señalados, les dará a conocer este Aviso y las finalidades a las que usted sujetó el tratamiento de sus datos, conforme a lo previsto por la Ley. GMFYB no vende ni cede datos personales a terceros ajenos a los fines aquí descritos sin su consentimiento previo, salvo que la Ley lo permita o exija.

Remisiones a personas encargadas

GMFYB se apoya en proveedores que tratan datos personales exclusivamente por cuenta de GMFYB y conforme a sus instrucciones (personas encargadas), lo cual no constituye una transferencia. Entre ellos se encuentran:

• Proveedores de servicios de nómina, beneficios y seguridad social.
• Proveedores de evaluaciones psicométricas y de verificación de antecedentes (background check), cuando el puesto lo requiera.
• Proveedores de servicios tecnológicos para la operación interna de GMFYB (por ejemplo, herramientas de almacenamiento y gestión documental, firma electrónica, correo y colaboración empresarial, así como herramientas de apoyo a los procesos de selección).

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar información fuera del territorio nacional. En dichos casos, GMFYB se asegura de que exista un compromiso contractual de protección de datos personales equivalente a los principios establecidos en la Ley.

6. Uso de cookies y tecnologías de rastreo

La postulación a vacantes se realiza en la sección Carrera del sitio web londoncg.mx. El uso de cookies en dicha sección se rige por el Aviso de Privacidad Integral para Visitantes del Sitio Web de GMFYB, en el que se describen las cookies analíticas, que solo se activan si usted las acepta mediante el banner de cookies.

Para la gestión de sus procesos de reclutamiento y administración de personal, GMFYB utiliza el portal portal.londoncg.mx (el “Portal”), al cual usted podrá acceder como candidato o como empleado.

El Portal utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento, en particular para el inicio de sesión y la gestión segura de su sesión activa. Estas cookies son indispensables para prestarle el servicio que solicita, por lo que no requieren su consentimiento. El Portal no utiliza cookies analíticas, de publicidad ni herramientas de grabación de sesión.

Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; sin embargo, al hacerlo no podrá iniciar sesión ni utilizar el Portal. Si en el futuro se incorporan otras tecnologías de rastreo, GMFYB actualizará esta Sección y, cuando así se requiera, recabará su consentimiento antes de utilizarlas.

7. Plazo de conservación y destrucción de datos

Los datos personales de empleados se conservarán durante la vigencia de la relación laboral y, una vez concluida esta, durante un plazo adicional de 10 (diez) años, salvo que exista una obligación legal específica (fiscal, laboral o de seguridad social) que exija un plazo distinto, en cuyo caso prevalecerá el plazo legal aplicable.

Los datos personales de candidatos no contratados se conservarán durante un plazo de 2 (dos) años contados a partir del cierre del proceso de reclutamiento, periodo durante el cual, si usted otorgó su consentimiento, podrán considerarse para futuras oportunidades de empleo.

Tratándose de datos relativos a incumplimientos de obligaciones contractuales, dichos datos se eliminarán en un plazo máximo de 72 (setenta y dos) meses, contados a partir de la fecha en que se presentó el incumplimiento.

Cuando usted ejerza su derecho de cancelación, sus datos pasarán primero a un periodo de bloqueo, durante el cual se conservarán únicamente para determinar posibles responsabilidades derivadas de su tratamiento y no serán objeto de ningún otro tratamiento; una vez transcurrido dicho periodo, serán suprimidos. GMFYB le dará aviso una vez que sus datos hayan sido cancelados.

Una vez vencido el plazo de conservación correspondiente, GMFYB elimina los datos personales de sus sistemas.

8. Medidas de seguridad

GMFYB ha adoptado medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas razonables para proteger sus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, incluyendo el resguardo de la información en sistemas con acceso restringido al personal autorizado conforme a sus funciones. GMFYB no adopta, para sus datos personales, medidas de seguridad menores a las que mantiene para su propia información, y trabaja de manera continua para fortalecerlas conforme a la naturaleza de los datos tratados.

En caso de que ocurra una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, GMFYB se lo informará de forma inmediata, a fin de que usted pueda tomar las medidas correspondientes para la defensa de sus derechos.

9. Protección a menores y personas en estado de interdicción o incapacidad

GMFYB no recolecta ni trata datos personales de menores de edad, personas en estado de interdicción o personas con incapacidad, salvo aquellos que su padre, madre, tutor o representante legal proporcione en su representación, o bien, aquellos que usted mismo, como titular de la relación laboral o de reclutamiento, proporcione respecto de sus dependientes económicos o beneficiarios, en cuyo caso se entenderá que cuenta con la autorización correspondiente. Si usted tiene conocimiento de que se proporcionaron datos personales de un menor de edad, una persona en estado de interdicción o una persona con incapacidad de forma indebida, escriba a talento@londoncg.mx y GMFYB procederá a eliminarlos a la brevedad.

10. Derechos ARCO

Usted o su representante legal tienen derecho a Acceder a sus datos personales y a conocer las condiciones de su tratamiento; a Rectificarlos cuando sean inexactos, incompletos o no estén actualizados; a Cancelarlos de los registros y sistemas de GMFYB; y a Oponerse a su tratamiento para fines específicos (los “Derechos ARCO”).

Para ejercer los Derechos ARCO, envíe su solicitud a talento@londoncg.mx. La solicitud deberá contener: (i) su nombre completo y el correo electrónico u otro medio para comunicarle la respuesta; (ii) copia de una identificación oficial vigente y, en su caso, el documento que acredite la representación legal y la identificación de su representante; (iii) la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que busca ejercer alguno de los Derechos ARCO y del derecho que desea ejercer; y (iv) cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de sus datos. En el caso de solicitudes de rectificación, deberá indicar además las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición.

GMFYB le comunicará la determinación adoptada en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la fecha en que se recibió su solicitud, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que se le comunique la respuesta. Ambos plazos podrán ampliarse por una sola vez, por un periodo igual, cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso. La respuesta se le enviará por el medio que usted indique en su solicitud. Tratándose del derecho de acceso, la entrega de los datos procederá previa acreditación de su identidad o de la de su representante legal.

El ejercicio de los Derechos ARCO es gratuito; únicamente podrán cobrarse, en su caso, los costos justificados de reproducción, copias o envío.

Cómo ejercer tus derechos ARCO, paso a paso

11. Revocación del consentimiento

Usted puede revocar en cualquier momento el consentimiento que haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin que ello tenga efectos retroactivos. Para ello, envíe su solicitud a talento@londoncg.mx, indicando el consentimiento que desea revocar y acompañando los documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la de su representante legal, en los términos señalados en la Sección 10. GMFYB le comunicará la procedencia de su solicitud en los mismos plazos previstos para los Derechos ARCO y, en su caso, dejará de tratar sus datos para la finalidad correspondiente.

Tome en cuenta que no en todos los casos será posible atender su solicitud o concluir el uso de sus datos de forma inmediata, ya que es posible que, por alguna obligación legal, GMFYB requiera seguir tratándolos. Asimismo, la revocación del consentimiento respecto de finalidades necesarias podría implicar que no sea posible continuar con su proceso de reclutamiento o con la relación laboral.

12. Cambios al presente Aviso de Privacidad

GMFYB podrá modificar o actualizar el presente Aviso para atender cambios legales, en sus procesos internos o en los servicios que presta. La versión vigente estará publicada en todo momento en el sitio web londoncg.mx, con la indicación de su fecha de última actualización.

Adicionalmente, GMFYB comunicará los cambios al presente Aviso a sus empleados a través de su correo electrónico institucional o de los canales de comunicación interna.

Cuando un cambio implique nuevas finalidades que requieran su consentimiento, GMFYB lo recabará antes de tratar sus datos para dichas finalidades. Se recomienda consultar periódicamente el presente Aviso para mantenerse informado.

13. Autoridad competente

Si usted considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, o ante la falta de respuesta o una respuesta insatisfactoria a sus solicitudes de Derechos ARCO, puede presentar la correspondiente Solicitud de Protección de Derechos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, en los plazos y términos fijados por el Capítulo VIII de la Ley.